Liputan Khusus Manda

Tips and Triks Tim Call for Paper Sebuah Event International Conference

Hallo shareaddict lovers, kali ini shareaddict Manda akan membagi-bagikan tips and triks bagaimana mengelola sebuah event International Conference khususnya Tim Call for Paper. Bagi pemula, sebelum membaca artikel ini ada baiknya dulu membaca artikel mengenai Apa itu Call for Paper?.

Menjadi tim Call for Paper artinya menjadi tim terdepan dalam memfasilitasi para calon peserta conference yang akan/ ingin mengirimkan paper (artikel) ke dalam conference yang sedang dikelola. Sebaiknya tim ini, minimalnya terdiri dari 4 orang yaitu:

  1. Si UPDATE. Satu orang yang berfungsi sebagai admin email atau website yang selalu update, beberapa conference memilih menggunakan media website untuk memfasilitasi peserta, namun dengan alasan kepraktisan, banyak juga conference yang memilih media email saja untuk komunikasi dengan peserta. Orang yang bertanggungjawab menjadi admin, haruslah orang disiplin dan rajin membuka, membalas, memberi informasi pada peserta seputar agenda conference maupun kemajuan paper mereka. Selain dengan peserta, admin juga akan berhubungan dengan para reviewer baik internal maupun eksternal.
  2. Si TANGGUH. Satu orang yang berfungsi sebagai pihak yang berkomunikasi dengan media publikasi lainnya. Saat ini, sudah sangat umum jika penyelenggara International Conference menjanjikan publikasi tambahan di jurnal baik terindeks scopus, IEEE, Thomson reuters dll untuk menarik partisipasi para akademisi. Nah, gak gampang loh mencari mitra publikasi ini, selain dibutuhkan kelihaian redaksi dalam berkomunikasi, mitra jurnal juga terkadang meminta syarat tertentu yang wajib dipenuhi penyelenggara conference seperti minimal jumlah peserta, invited papers, dll. Follow up? wajib, jarang sekali mitra yang sekali email langsung goal, dibutuhkan waktu dan pertimbangan, jadi sabar aja yah, karena tidak sedikit jurnal yang menolak…gak boleh pantang menyerah.
  3. Si TELITI. Satu orang yang berfungsi sebagai editor. Jika conference yang diselenggarakan menawarkan selected paper akan dipublikasikan di Jurnal X, Y atau Z, maka baiknya proceeding dipublish setelah selected paper selesai, paper yang tidak lolos masuk jurnal selanjutnya dipublish dalam bentuk proceeding atau e-proceeding. Tapi terkadang, untuk kebutuhan administrasi pemberi dana atau kebutuhan lain, peserta membutuhkan dummy proceeding yang sudah bisa mereka bawa pada saat pelaksanaan. Nah, tim ini biasanya sudah menyediakan dummy yang berisi abstract keseluruhan paper dalam bentuk Flashdisk atau CD. Untuk memudahkan tim mengedit, usahakan paper yang dikirim peserta berformat doc atau docx.
  4. Si GESIT. Satu orang yang berfungsi sebagai koordinator. Apa fungsi koordinator? fungsinya adalah mengkomunikasikan kemajuan capaian tim baik kepada ketua pelaksana, koordinator divisi (tim) lain, maupun pada seluruh panitia penyelanggara, sehingga tim lain bisa menyesuaikan pekerjaan sesuai dengan capain tim.

Jangan lupa baca Liputan Khusus SCBTII agar wawasan mengenai International Conference nya lebih banyak.

Share this lessonShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestPrint this page

Leave a Reply