Conference atau seminar ilmiah, umumnya dipublikasikan dalam bentuk “Call for Paper”. Bagi mereka yang baru pertama kali mengikuti seminar ilmiah, umumnya mereka akan merasa “bingung” dengan beberapa istilah-istilah yang tercantum dalam publikasi tersebut.

Pada postingan berikut ini, shareaddict Manda akan menjelaskan secara umum apa saja sih yang perlu diketahui peserta atau calon peserta ketika akan mempublikasikan paper (artikel) nya pada sebuah conference? [menggunakan website www.scbtii.telkomuniversity.ac.id].

Langkah 1. Buka link website yang dituju dan kalian akan melihat tampilan HOME dari website tersebut

Langkah 2. pelajari menu apa saja yang ada di Header (pada gambar terdapat 7 menu yang bisa kalian akses yaitu HOME, Conference Theme, For Author, Register, Speakers, Previous SCBTII, Venue)

Langkah 3. Conference Theme

Conference biasanya mengusung tema tertentu, ada yang mempunyai tema yang sama setiap tahunnya, ada pula yang memperbaharui tema sesuai dengan tren keilmuan. SCBTII misalnya, tema tahun 2017 adalah ““Synergizing Digital-Based Technology, Accounting, and Management in Developing Business Sustainability and Economic Growth in Emerging Markets“ dengan pilihan 3 kategori sub tema berikut:

Kalau kalian punya paper yang berkaitan dengan salah satu sub tema diatas, maka besar kemungkinan paper kalian akan di review, tetapi jika keterkaitannya terlalu jauh, biasanya pihak conference akan langsung menolak. Ada alternatif juga sih, kalau kalian ragu topik paper kalian selaraas dengan tema conference atau tidak, pilihlah conference yang mengusung “interdisciplinary”  sehingga paper yang masuk biasanya mempunyai variasi topik yang cukup tinggi.

Langkah 4. Perhatikan Important Dates

Bagian ini berisi tanggal-tanggal penting, terkait dengan pengiriman paper ke seminar tersebut. Biasanya, bagian ini akan memuat tanggal-tanggal, seperti:

  • Due date atau deadline: batas waktu pengumpulan paper. Pada beberapa seminar, kita diperbolehkan mengumpulkan extended abstract atau abstract yang sudah dilengkapi dengan sebagian hasil percobaan kita. Di seminar yang lain, panitia mengharuskan peserta untuk mengirimkan full paper (tidak hanya abstrak, namun metode, hasil penelitian serta kesimpulan, harus ditulis dalam paper tersebut).
  • Notification of Acceptance : pengumuman / pemberitahuan, apakah paper kita layak dipresentasikan dalam seminar tersebut. Biasanya SCBTII memberikan informasi maksimal 2 minggu setelah tanggal submit.
  • Camera Ready Submission : setelah paper diumumkan layak dan tidaknya untuk dipresentasikan, biasanya panitia menyertakan beberapa perbaikan sesuai dengan saran-saran dari reviewer. Kita diminta untuk mengirimkan ulang paper kita dengan lengkap dan sebaik mungkin, baik secara isi, grammar, gambar yang kita gunakan, maupun tabel yang kita cantumkan. Sebelum mengirimkan paper, ada baiknya kita melakukan proofreading (pengecekan ulang, terutama untuk menghindari salah ketik / typos, serta kelayakan tata bahasa yang digunakan) dan printing test. Printing test bisa dilakukan dengan menggunakan printer laser hitam putih, untuk melihat seberapa baik kualitas gambar dan tabel yang tercetak. Hal ini penting, terutama jika nantinya panitia seminar memberikan prosiding dalam bentuk cetak. Saat ini, hampir sebagian besar seminar menyertakan prosiding dalam bentuk file multimedia yang disimpan dalam CD atau Flashdisk. Jangan lupa kirim dalam bentuk doc atau docx yah.
  • Early Bird Registration: Sebisa mungkin kalian bisa mendapatkan ini, karena mempunyai keuntungan dalam diskon pembayaran conference
  • Registration Deadline: Tahapan ini merupakan tahapan pemberitahuan seputar kehadiran, berapa orang dalam tim yang akan hadir (berpengaruh pada biaya conference) dst. Biaya registrasi biasanya juga termasuk biaya makan malam. Ada juga conference yang menawarkan paket city tour (ada yang berbayar ada yang sudah termasuk pake biaya conference) sehingga konfirmasi kehadiran peserta sangatlah dibutuhkan untuk kebutuhan koordinasi dengan vendor tourism. Untuk tarifnya, umumnya sekitar 135 – 200 USD untuk seminar nasional. Seminar internasional mematok tarif berkisar antara 250 – 400 USD. Belum termasuk biaya publish jurnal loh (makanya cari jurnal yang gak berbayar aja yah, artinya papernya kudu bagus).
  • Conference date : hari diselenggarakannya seminar tersebut

Langkah 5. Lihat guidelines (panduan) penulisan paper

Nah biasanya ada tuh kateori PAPER SUBMISSION atau AUTHOR GUIDELINES, pas klik muncul deh aturan-aturan penulisan paper, atau pembuatan poster (alternatif untuk peserta yang tidak bisa hadir presentasi pada saat acara). Biasanya conference menyediakan template dalam bentuk pdf atau doc, klik bagian itu dan selamat mengatur paper yah. [Contoh template: TemplateFullPaper.docx (3)].

Langkah 6. Jika niat kamu datang ke conference karena liat keynote speakernya, perhatikan baik-baik yah, karena banyak sekali conference yang mempromosikan kahadiran tokoh terkenal dengan tanda bintang dan keterangan (dalam konfirmasi), namun tiba-tiba diganti pada hari H. Buat yang biasa ikut conference, hal tersebut sudah biasa sih, ganti ya sudahlah hehe mau gimana lagi, udah bayar dan datang juga.

Semoga paparan ini membantu kalian yang baru pertama kali ikut conference yah. Baca juga tentang Tips and Triks Panitia Call for Paper dan Liputan Khusus SCBTII

Happy sharing

Contoh Presentasi Pada Seminar Internasional