Sitasi: Nurdiaman, A.M., Alamanda, D.T., Ramdhani. A., Arief. M. (2018). E Government Service, Effectiveness of HAY.U Application Using PIECES (Performance, Information, Efficiency, Control, Economy and Service). The 3rd Annual Applied Science and Engineering Conference. Bandung, Indonesia.

Abstract. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan kerja yang dilakukan BPPT Kota Bandung dalam mengefektifkan pelayanan perizinan melalui Hay.U Bandung. Faktor yang digunakan untuk menganalisis adalah PIECES, yang terdiri dari performance, information, efficiency, control, economy, dan service. Dengan menggunakan pendekatan kualitatif, wawancara pada sejumlah stakeholder dilakukan agar mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai aplikasi yang menjadi andalan pemerintah kota Bandung. Hasil penelitian ini mengungkapkan bahwa secara keseluruhan Hay.U dapat menunjang kinerja user maupun karyawan. Selain itu, Hay. U juga mampu meningkatkan keakuratan informasi yang dapat mengefektifkan sistem perizinan online di Kota Bandung. Namun, Badan Pelayanan dan Perizinan Terpadu (BPPT) perlu mempertimbangkan faktor kemudahan bagi user ketika menginput data. User masih disulitkan dengan teknologi yang baru dikenal dan banyaknya data yang perlu dilampirkan.

1 Introduction

Saat ini perkembangan teknologi Internet sudah mencapai perkembangan yang sangat pesat. Aplikasi Internet sudah digunakan untuk e-commerce dan berkembang kepada pemakaian aplikasi Internet pada lingkungan pemerintahan yang dikenal dengan e-government. Pemerintah pusat dan pemerintah daerah berlomba-lomba membuat aplikasi e-government. E-government adalah penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk administrasi pemerintahan yang efisien dan efektif, serta memberikan pelayanan yang transparan dan memuaskan kepada masyarakat.

Konsep e-Government dibuat untuk mengantisipasi permasalahan global, seperti budaya, ekonomi, sosial, hukum dan politik. E-Government mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh instansi pemerintah yang memiliki kemampuan untuk menghubungkan pemerintah dengan masyarakat. Kebanyakan penelitian e-Government berfokus pada Negara-negara maju dan mengabaikan area ekonomi berkembang [1]. Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) kembali mempublikasikan peringkat EGDI (E-Government Development Index) berdasarkan survei tahun 2016. Pada tahun 2016, Indonesia mendapat peringkat ke 116 EGDI, turun 10 peringkat dibandingkan tahun 2014 yang menduduki peringkat ke 106. Kondisi ini masih jauh berada di bawah negara-negara di Asia Tenggara seperti Malaysia (peringkat ke-60), Filipina (peringkat ke-71), dan Brunei Darussalam (peringkat ke-83). Indonesia sendiri mengadopsi sistem e-Government sejak keluarnya Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. E-Government masih menjadi pekerjaan besar untuk pemerintah Indonesia.

Semua organisasi pemerintahan akan terpengaruh oleh perkembangan e-government ini. E-government dapatlah digolongkan dalam empat tingkatan. Tingkat pertama adalah pemerintah mempublikasikan informasi melalui website. Tingkat kedua adalah interaksi antara masyarakat dan kantor pemerintahan melaui e-mail. Tingkat ketiga adalah masyarakat pengguna dapat melakukan transaksi dengan kantor pemerintahan secara timbal balik. Level terakhir adalah integrasi di seluruh kantor pemerintahan, di mana masyarakat dapat melakukan transaksi dengan seluruh kantor pemerintahan yang telah mempunyai pemakaian data base bersama.

Menyikapi hal itu, tentunya Pemerintah kota Bandung harus dapat memanfaatkan kemajuan ICT tersebut dalam meningkatkan kualitas layanan publik secara lebih efektif dan efisien. Namun tidak dapat dipungkiri, untuk mengalihkan penyelenggaraan pemerintahan dari yang berbasis manual menjadi elektronik membutuhkan proses dan upaya yang relatif besar.

Bandung Smart city adalah konsep sebuah kota yang memiliki koneksi terintegrasi dalam berbagai bidang hingga memberikan dampak praktis dan efisiensi dalam pengelolaan kota, dari permasalahan penanggulangan kemacetan, penumpukan sampah, perbaikan jalan rusak, mengetahui kontur tanah suatu daerah, apakah daerah tersebut cocok untuk didirikan bangunan atau sebagai lahan pertanian. Walikota Bandung, Kamil [2] mengatakan bahwa inovasi berbasis teknologi menjadi syarat utama sistem pelayanan publik di Kota Bandung. Bahkan, dia menargetkan setiap dinas mempunyai sistem pelayanan online untuk memberi kemudahan kepada masyarakat. Selain memudahkan warga, pelayanan berbasis online juga dapat meredam aksi pencaloan yang selama ini terjadi.

Pada Tahun 2014, berdasarkan Peraturan Walikota Bandung Nomor 1171 Tahun 2013 tentang Prosedur Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Satu Pintu, BPPT Kota Bandung menyelenggarakan pelayanan perizinan terpadu atas 26 jenis izin. Salah satu layanan masyarakat berbasis online yang dihasilkan BPPT adalah HAY.U yaitu aplikasi pelayanan perizinan yang bisa diakses via smartphone. Aplikasi Ini merupakan pengembangan dari sistem pelayanan perizinan terpadu online melalui situs web dengan nama “Hayu Bandung” yang diluncurkan pada Mei 2015. Sejak sistem perizinan online diresmikan pada Mei 2015 lalu, BPPT telah mengeluarkan 9.000 permohonan izin dari 25 jenis perizinan [2] .Aplikasi perizinan ini dilengkapi sejumlah fitur. Salah satunya, masyarakat bisa mengetahui progres perjalanan permohonan perizinan. Selain itu, warga bisa memberikan penilaian terhadap kinerja BPPT.

Menurut [10] dari kinerja yang dilakukan pemerintah, diperlukan pemantauan dan evaluasi. Pemantauan yang teliti dapat menyebabkan perbaikan sasaran, ukuran, target kinerja, prosedur pengumpulan, bentuk pelaporan, dan rencana-rencana penyempurnaan dalam memberi respon terhadap suatu masalah yang ditentukan, dan dengan kondisi yang berbeda-beda. Maka pertanyaan terhadap Hay.U Bandung ini adalah: Bagaimana pelaksanaan kerja yang dilakukan BPPT Kota Bandung dalam mengefektifkan pelayanan informasi perizinan melalui Hay.U Bandung.

2 Literature Review

2.1 Smart City

Mengutip [1], smart cities adalah tempat dimana teknologi informasi digenggam untuk mengatasi masalah lama maupun masalah baru. Di masa lalu, [9] mengatakan bahwa bangunan dan infrastruktur mengalirkan arus barang dan barang dengan cara yang kaku dan tertentu. Tetapi smart city bisa beradaptasi dengan cepat, dengan memberikan umpan pada array sensor yang luas, memberi inputan data ke dalam perangkat lunak yang bisa melihat gambaran besarnya dan lalu  mengambil tindakan.

Konsep Intenet of Things (IoT) berhasil memunculkan apa yang dinamakan smart cities, yang mendukung aktivitas operasional kota secara cerdas dengan menimilisir tangan manusia. Smart city muncul sebagai solusi untuk mengatasi tantangan yang timbul dengan pertumbuhan urbanisasi dan populasi yang eksponensial. Sayangnya, smart city masih berkembang dengan perkembangan yang tidak merata di dunia diakibatkan karena hambatan teknologi, ekonomi dan pemerintahan [3].

2.2 Smart Government

Ref. [11] menyebutkan bahwa smart government merupakan bagian dari smart city yang mengkhususkan tata kelola pemerintahan. Meliputi segala syarat, kriteria, dan tujuan untuk proses pemberdayaan dan partisipasi dari masyarakat dan pemerintah secara bersama-sama. Penelitian mengenai smart Government di kota Bandung Antara lain mengenai efektifitas komunikasi walikota Bandung [4], Social Network Analysis [5], and entrepreneurship program [6].

Tahapan E-Government menurut Inpres no.3 Tahun 2003 dalam [12] tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan, bahwa penerapan E-Government dapat dilaksanakan melalui tingkatan sebagai berikut:

  • Tingkat persiapan yang meliputi :
  1. Pembuatan situs informasi di setiap lembaga;
  2. Penyiapan SDM;
  3. Penyiapan sarana akses yang mudah misalnya menyediakan sarana Multipurpose Community Center, Wernet, dll;
  4. Sosialisasi situs informasi baik untuk internal maupun untuk publik.
  • Tingkat pematangan yang meliputi :
  1. Pembuatan situs informasi publik interaktif;
  2. Pembuatan antar muka keterhubungan antar lembaga lain.
  • Tingkat pemantapan yang meliputi :
  1. Pembuatan situs transaksi pelayanan public
  2. Pembuatan interoperabilitas aplikasi maupun data dengan lembaga lain.
  • Tingkat pemanfaatan yang meliputi pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat G2G (Government To Government), G2B (Government To Business) dan G2C (Government To Citizen) yang terintegrasi.

2.3 Tantangan dan Masalah E-Government di Negara Berkembang

Riset sebelumnya menunjukan kegagalan implementasi e-Government Negara berkembang yang diusung oleh pemerintah local [1]. Misalnya, [7] menjelaskan bahwa banyak negara berkembang yang menyusun rencana projek yang menunjukkan lemahnya cakupan projek, tujuan yang tidak realistis dan lemahnya kesesuaian dengan tujuan perusahaan/ organisasi.

       Ref. [13] peraturan daerah yang mengatur mengenai penerapan E-government;

  • Belum ada tradisi berbagi informasi;
  • Belum ada tradisi dokumentasi;
  • Kurangnya sumber daya manusia yang handal dan kemampuan masyarakat dalam menggunakan teknologi;
  • Infrastruktur yang mahal dan belum memadai;
  • Akses yang terbatas.

2.4 PIECES Analysis

Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh [8], Performance adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan suatu tugas dengan cepat dan dapat segera tercapai tujuannya. Kinerja diukur dengan volume pekerjaan dan waktu tanggap. Information merupakan hal yang penting karena dengan informasi yang diberikan pihak manajemen dan user dapat menentukan langkah pekerjaan selanjutnya. Informasi diukur dengan informasi yang terkini, relevan, dan akurat. Effeciency (berhubungan dengan bagaimana sumber dapat digunakan secara optimal yang dapat diukur dengan banyak waktu terbuang, apakah data diinput atau diproses secara berlebihan, dan usaha yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan. melingkupi peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi seperti privasi data. Economy adalah pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis dapat mempengaruhi pengendalian biaya dan pengendalian manfaat. Service melingkupi peningkatan layanan yang diberikan oleh sistem, dapat berupa keakuratan, konsistensi data, dan mudah digunakan bagi user. Kerangka penelitian ini kemudian disusun dan ditampilkan pada Gambar 1.

3 Metodologi

Berdasarkan metode penelitian, peneliti menggunakan  metode penelitian deskriptif kualitatif. Unit analisis organisasi yaitu BPPT Kota Bandung, menurut [14], terdapat empat level analisis, yaitu level analisis individu, level analisis domestik, level analisis antarnegara dan level analisis global, analisis tersebut disesuaikan dengan manfaat yang diperlukan.

Berdasarkan waktu pelaksnaan, penelitian bersifat cross-sectional yaitu penelitian sekali bidik, yang artinya adalah pengumpulan datanya dilakukan pada suatu titik tertentu. Dengan melakukan sejumlah teknik pengambilan data seperti observasi, wawancara dan studi pustaka, penelitian ini dilakukan selama 2 bulan lamanya. Nara sumber dipilih melalui purposive sampling method, dan terpilihlah sebanyak 4 nara sumber yang digali informasinya melalui in-depth interview.

Analisis yang digunakan adalah PIECES Analysis (performance,information, economy, control, eficiency and service) yang dipopulerkan oleh [8]. Sistem yang dianalisis digunakan untuk menemukan beberapa masalah utama ataupun masalah yang bersifat awal dari masalah utama, oleh karena itu analisis ini sangat penting untuk mengidentifikasi sebuah sistem informasi. Untuk menyusun kajian PIECES pada sistem HAY. U, digunakan sejumlah indikator yang disajikan pada Tabel 1.

Selanjutnya data yang dihasilkan diinput dalam suatu alat analisis ATLAS Ti.7 dan dilakukan tahapan-tahapan seperti trustworthiness yaitu dengan melakukan triangulasi sumber, teknik dan waktu serta diskusi dengan para peneliti smart city Bandung.

Tabel 1. Indikator Efektivitas Sistem HAY. U

No. Faktor Indikator
1. Performance 1)   Volume Pekerjaan

2)   Waktu Tanggap

2. Information 1)     Terkini

2)     Relevan

3)     Akurat

3. Economy 1)       Data Diinput

2)       Usaha

4. Control Privasi Data
5. Efficiency Biaya Terlalu Tinggi

 

6. Service 1)       Keakuratan

2)       Mudah Digunakan

Selengkapnya lihat presentasi Alamanda di International Conference “The 3rd Annual Applied Science and Engineering Conference (AASEC) 2018”

Contoh Penelitian Smart City Lainnya:

Kumpulan Penelitian Mengenai Smart City Bandung