Apa itu Pengendalian Intern?

Pengendalian intern dapat diartikan sebagai kebutuhan terhadap struktur pengendalian intern sangat dirasakan pada suatu keadaan dimana pimpinan karena keterbatasannya tidak sanggup lagi secara langsung mengendalikan segala kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Keadaan seperti ini biasanya disebabkan karena ruang lingkup perusahaan sebagai suatu kesatuan ekonomi sudah meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi perusahaan menjadi kompleks dan melebar ke segala arah.

Sedangkan pengertian menurut “Statement on Auditing Procedure”: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan”

Jenis Pembagian Intern

Dilihat dari definisinya, pembagian intern terbagi menjadi dua jenis, yaitu yang berhhubungan langsung dengan masalah pengamanan harta perusahaan dan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan.

Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan masalah pengamanan harta perusahaan dan dapat diandalkannya catatan-catatan keuangan. Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah :

  • Sistem pemberian wewenang, yaitu mencakup apakah transaksi-transaksi telah sesuai dengan persetujuan atau wewenang yang telah ditetapkan, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus;
  • Sistem pencatatan (akuntansi) yang berkenaan dengan apakah transaksi-transaksi yang dilakukan;
  • Pemisahan fungsi antara tugas-tugas operasional terutama yang berhubungan dengan tugas-tugas pencatatan, pengawasan fisik atas harta perusahaan;
  • Sistem pencocokan antara jumlah aktiva / harta perusahaan yang tercatat dalam catatan perusahaan dengan aktiva / harta perusahaan yang ada secara periodik dan tindakan-tindakan sewajarnya yang dilakukan jika terjadi perbedaan.

Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan masalah pencapaian tujuan, yaitu masalah efisiensi usaha, efektivitas, kehematan dalam bidang operasional dan ketaatan terhadap kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan, pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan keuangan, termasuk dalam pengendalian ini seperti :

  • Prosedur kerja;
  • Analisa statistic;
  • Pelatihan, mutasi dan rotasi pegawai;
  • Rencana cuti dan lain sebagainya.

Fungsi Pengendalian Intern

Fungsi pengendalian intern antara lain:

  1. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan.
  2. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.
  3. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
  4. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain. Jenis-jenis struktur organisasi perusahaan anatara lain:

  • Struktur Formal, biasanya dibuat dalam bentuk diagram yang menggambarkan hubungan pelaporan dan pengaturan formal posisi kerja dalam sebuah organisasi
  • Struktur Informal, adalah sebuah hubungan yang bersifat “bayangan”, tidak resmi, namun sering kritis dalam menanggapi suatu hal yang bersifat kolektif, dan terdapat hubungan kerja antara anggota organisasi tersebut yang bisa dilakukan secara langsung tanpa batas-batas formalitas.
  • Struktur Fungsi, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.
  • Struktur Divisi, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.
  • Struktur Matriks, yaitu struktur organisasi yang menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional untuk mendapatkan keuntungan dari kedua struktur tersebut dan meminimalkan kekurangan dari masing-masing struktur tersebut.

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan

Untuk dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.

Praktek-praktek yang sehat

Apa itu praktek-praktek sehat? Setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akna langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.

Pegawai yang cakap

Tingkat kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik. Untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan.

Pengawasan tambahan

Untuk menjamin pengawasan intern dengan baik selain terpenuhinya keempat unsur di atas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri:

  • Laporan
  • Anggaran
  • Staf audit intern

Pengendalian Intern Kas

Kas merupakan sebuah sebutan untuk akun yang sifatnya paling lancar dalam kelompok aset (aktiva). Kas adalah komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjad. Hal ini dikarenakan setiap transaksi memerlukan suatu dasar pengukuran yaitu kas. Walaupun perkiraan kas tidak langsung terlibat dalam transaksi tersebut, besarnya nilai transaksi tetap diukur dengan kas.

Tujuan pengelolaan/ manajemen kas antara lain:

  • Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka pendek dan jangka panjang.
  • Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
  • Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan
  • Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.
  • Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.

Telah diketahui bahwa sumber penerimaan kas untuk berbagai jenis industri atau perdagangan yang khas adalah:

  • Penagihan piutang
  • Penjualan kontan
  • Penerimaan royalti
  • Sewa dividen
  • Dividen

Sedangkan pengeluaran kas dalam perusahaan industri atau perdagangan biasanya terdiri dari:

  • Gaji tetap
  • Gaji perjam
  • Bahan baku
  • Pajak
  • Biaya perjalanan
  • Biaya operasi yang lain
  • Bunga
  • Pembelian peralatan

Pengendalian Intern Atas Penerimaan Kas

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin.

Beberapa sumber yang khas adalah:

  1. Penerimaan melalui pos
  2. Penjualan kontan
  3. Penjualan kredit

Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

Sistem pengendalian intern penerimaan kas, adalah:

  1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir;
  2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari;
  3. Fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali;
  4. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan;
  5. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip;
  6. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti. Juga, pada waktu yang tidak diberitahu, para pegawai harus dipisahkan ke tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya kolusi atau persekongkolan.

Untuk mengetahui cara penggelapan atau kecurangan terhadap kas di dalam perusahaan maka perlu diketahui beberapa cara atau pedoman yang lazim digunakan dalam penyalahgunaan dana perusahaan, yaitu meliputi:

Penerimaan perpos

  • lapping yaitu menyelewengkan kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat dari pada saat penerimaannya, perkiraan debitur yang bersangkutan baru akan dikredit setelah diterima pembayaran dari debitur lain.
  • menggunakan dana untuk sementara waktu, tanpa memalsukan catatan/ pembukuan atau hanya dengan tidak mencatat uang yang diterima.
  • dengan mencantumkan angka penjumlahan buku kas yang lebih besar/ lebih kecil daripada jumlah yang sebenarnya.
  • dengan terlalu tinggi membukukan potongan harga dan potongan-potongan lainnya.
  • dengan menghapuskan piutang yang tidak tertagih dan mengantongi uang hasil penagihan piutang.
  • dengan menahan berbagai jenis pendapatan lain-lain.

Penjualan over-the counter

  • dengan tidak melaporkan semua penjualan, sebaliknya mengantongi uangnya.
  • dengan secara salah menjumlahkan lembaran penjualan dan mengantongi uang sebesar selisihnya.
  • dengan membukukan pengeluaran palsu
  • dengan meregistrasikan jumlah penjualan yang lebih kecil dari pada jumlah yang sebenarnya.
  • dengan mengantongi kelebihan kas

Penagihan oleh para tenaga penjual

  • menguangkan cek “kontak.”
  • tidak melaporkan adanya penjualan.
  • dengan terlalu tinggi melaporkan jumlah trade-ins (tukar tambah).

Selain pemisahan tugas, cara lain yang dapat dilaksanakan untuk menghalangi terjadinya penyimpangan/ penyelewenangan, salah satunya adalah dengan melakukan pemeriksaan mendadak oleh auditor intern atau oleh akuntan publik.

Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Ada dua aspek pengendalian yaitu:

  1. penentuan waktu pembayaran
  2. sistem pengendalian intern

Kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran adalah untuk menjamin agar rekening-rekening dibayarkan pada saat telah jatuh tempo, dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.

Beberapa prinsip pengendalian intern pengeluaran kas:

  1. kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.
  2. semua cek harus diberi nomor lebih dahulu
  3. tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas
  4. pencatatan kas harus terpisahkan sama sekali dari tugas melakukan pembayaran
  5. faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.
  6. setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “telah dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.

Di dalam pengeluaran kas terdapat juga penyalahgunaan dana atau kecurangan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut:

  1. menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
  2. kiting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
  3. mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas
  4. menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani
  5. mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
  6. menguangkan cek gaji/ upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
  7. mengubah bukti/ voucher pengeluaran kas kecil.
  8. memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.

Nah sekian materi tentang Pengendalian Intern Kas, jangan lupa baca materi lainnya yah, seperti:

Digital Transformation in Financial Technology