Hallo shareaddict, melanjutkan materi sebelumnya mengenai:

Pengendalian Manajemen: Action Control, Result Control Personnel And Cultural Control

Yuk kita lanjutkan belajar mengenaiĀ Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) berikut ini.

Pengertian Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen

Pengertian evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) merupakan pemahaman serta pengujian terhadap tahapan-tahapan proses suatu kegiatan yang dilakukan, dengan menilai dan menguji tahapan-tahapan tersebut maka akan diperoleh kesimpulan tentang resiko atau kelemahan suatu sistem tersebut. Pemahaman biasanya menggunakan cara-cara audit diantaranya permintaan keterangan, verifikasi dokumen, dan observasi.

Standar evaluasi sistem pengendalian manajemen (SPM) dimana auditor harus memahamai sistem pengendalian intern dan menguji penerapannya. Pemahaman dapat dilakukan dengan cara permintaan keterangan, pengamatan, inspeksi catatan dan dokumen, atau melakukan review laporan pihak lain. Setelah sistem dipahami auditor dapat melakukan pengujian pengendalian untuk menentukan efektifitas pengendalian.

Standar Evaluasi SPM

Auditor harus memahami rancangan sistem pengendalian intern dan menguji penerapannya. Sistem pengendalian intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai, untuk memberikankeyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efisien dan efektif, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Auditor harus mempunyai pemahaman atas sistem pengendalian intern audit dan mempertimbangkan apakah prosedur-prosedur sistem pengendalian intern telah dirancang dan diterapkan secara memadai. Pemahaman atas rancangan sistem pengendalian intern digunakan untuk menentukan saat dan jangka waktu serta penentuan prosedur yang diperlukan dalam pelaksanaan audit. Oleh karena itu, auditor harus memasukkan pengujian atas sistem pengendalian intern auditi dalam prosedur auditnya. Pemahaman atas sistem pengendalian intern dapat dilakukan melalui permintaan keterangan, pengamatan, inspeksi catatan dan dokumen, atau mereviu laporan pihak lain. Setelah prosedur dipahami, maka auditor melaksanakan prosedur pengujian pengendalian untuk menentukan efektivitas pengendalian

Komentar: Berikan contoh standar penerimaan barang pada sebuah pabrik atau perusahaan.

SPM dan Komponen-komponennya

Sistem pengendalian manajemen meliputi seluruh struktur organisasi termasuk semua cara serta tindakan yang terkoordinasi untuk mengamankan harta, menjaga keseksamaan data akuntansi, serta data lainnya, agar terjamin keandalan laporan-laporan, meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kehematan dalam operasi serta mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang bersangkutan (American Institute of Certified Public Accountants -AICPA- ).

Dari definisi tersebut, kita dapat menentukan bahwa SPM bertujuan untuk mengamankan harta, menjaga keseksamaan data akuntansi, serta data lainnya, agar terjamin keandalanlaporan-laporan, meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kehematan dalam operasi serta mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang bersangkutan.

Tujuan tersebut sinkron dengan tujuan audit yaitu untuk menentukan apakah:

  • informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan;
  • risiko yang dihadapi organisasi telah diidentifikasi dan diminimalkan;
  • peraturan ekstern serta kebijakan dan prosedur intern telah dipenuhi;
  • kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi;
  • sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis;
  • tujuan organisasi telah dicapai secara efektif.

Karena kesamaan tujuan inilah, maka evaluasi SPM merupakan hal penting dalam pelaksanaan audit. SPM yang kuat akan membantu auditor untuk mencapai tujuan-tujuan audit secara efektif dan efisien.

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), pengendalian intern memiliki komponen-komponen sebagai berikut:

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian mencerminkan filosofi dan perilaku pimpinan. Lingkungan pengendalian menentukan integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi antar anggota organisasi. Oleh karena itu, ketidakefektifan komponen ini akan menghapus keuntungan dari komponen-komponen lain.

Penaksiran Risiko

Penaksiran risiko bertujuan untuk mengidentifikasi dan menilai risiko yang dihadapi instansi dalam usaha pencapaian tujuan. Para pimpinan instansi harus menyusun tujuan-tujuan instansi sebelum mengidentifikasi risiko-risiko yang dapat terjadi, yang akan menghambat usaha pencapaian tujuan. Setelah tujuan- tujuan tersusun, dilaksanakan penaksiran risiko untuk menentukan pengelolaannya.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian mencakup berbagai aktivitas seperti persetujuan, otorisasi, verifikasi, dan rekonsiliasi yang dilaksanakan untuk mengendalikan risiko-risiko yang telah teridentifikasi.

Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi mencakup sistem informasi dan komunikasi, termasuk di dalamnya kebijakan, manual prosedur, saluran-saluran komunikasi, dan mediamedia informasi.

Monitoring

Monitoring adalah komponen pengendalian intern yang bertujuan untuk memantau secara terus-menerus efektivitas sistem pengendalian manajemen. Pemonitoran diperlukan karena kegiatan atau proses-proses organisasi selalu berubah, sehingga mempengaruhi sistem pengendalian manajemen secara parsial maupun menyeluruh.

Tujuan, Manfaat dan Aktivitas Penilaian SPM

Tujuan

Evaluasi SPM bertujuan lebih mendalami, memperjelas, atau memantapkan/memastikan sasaran audit sementara yang diperoleh pada survei pendahuluan menjadi sasaran audit yang pasti (firm audit objective/FAO), guna diproses pada tahap pengujian substantif atau audit rinci. Istilah TAO dan FAO ada juga yang mengenal sebagai temuan sementara. TAO yang diperoleh pada tahap survei pendahuluan sering masih terlalu global, sehingga belum cukup memadai sebagai dasar menentukan arah, sifat, luas (scope), dan lamanya pengujian substantif (audit rinci). Oleh karena itu, perlu dipastikan melalui tahap pengujian SPM ini.

Manfaat Evaluasi SPM

Manfaat pengujian pengendalian manajemen adalah sebagai berikut:

  1. Menghindari terjadinya risiko audit;
  2. Dasar menetapkan arah, luas, sifat, dan lamanya audit;
  3. Mempercepat proses audit karena telah terarah.

Aktivitas

  • Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Idealnya evaluasi SPM dilaksanakan di tempat/kantor/kegiatan auditi setelah penyelesaian tahap SP. Namun berbagai kendala dalam praktik memerlukan penyesuaian sesuai dengan situasi dan kondisinya. Hasil simpulan pada SP yang belum sempurna dilaksanakan, misalnya kekurangakuratan informasi/data dan pengujian terbatas yang tidak dapat dilaksanakan, dapat dilakukan pada tahapan ini. TAO yang dihasilkan dari simpulan sebelumnya mungkin dapat berubah bila hasil pengujian dan penelaahan membuktikan hal yang berbeda, kemudian proses evaluasi SPM selanjutnya dijalankan. Kemungkinan lainnya adalah dengan tidak mengubah simpulan TAO yang telah dihasilkan pada tahap SP, namun informasi/data yang terkini (up to date) serta hasil pengujiannya dijadikan satu dengan proses evaluasi SPM-nya dan langsung menghasilkan FAO.

  • Kegiatan Evaluasi SPM

Kegiatan evaluasi sistem pengendalian manajemen adalah:

Mendapatkan informasi mengenai SPM

Untuk mendapatkan informasi mengenai SPM yang berlaku menurut ketentuan dan pelaksanaannya (praktiknya) dapat dilakukan antara lain, dengan cara mengumpulkan informasi tentang SPM yang berlaku sesuai ketentuan, menelaahnya untuk mengetahui kelemahan yang ada, kemudian melakukan pengujian atas ketaatan pelaksanaannya serta menganalisis untuk menentukan efektivitasnya.

Menelaah dan menguji keandalan SPM

Setelah informasi SPM yang seharusnya berlaku dan pelaksanaannya terkumpul, auditor harus menelaah dan menguji keandalannya untuk mendeteksi kelemahannya. Perlu ditambahkan bahwa dalam evaluasi SPM ini yang lebih diperhatikan adalah, efektivitas pelaksanaan SPM dibanding dengan kekuatan SPM yang tertulis secara formal dalam sistem dan prosedur atau yang disampaikan uraiannya oleh pihak auditi. Hal inilah yang mendasari bahwa SPM harus diuji di dalam pelaksanaannya. Untuk dapat menelaah dan menguji SPM dengan baik, diperlukan kriteria bagaimana SPM yang baik itu. Kriteria ini disampaikan dalam mata ajaran tersendiri yaitu mata ajaran Sistem Pengendalian Manajemen. Mengenai kelemahan unsur SPM yang ditemukan, auditor melakukan pengujian yang memadai dengan mengumpulkan bukti-bukti yang cukup mengenai kelemahan tersebut

Membuat simpulan (antara lain berisi FAO)

Hasil penelaahan (pengujian, evaluasi) dirumuskan/disusun oleh auditor, sebagai dasar proses pengujian substantif atau audit rinci. Ada 3 (tiga) hal yang mungkin dapat disimpulkan oleh auditor dari hasil mengevaluasi SPM yaitu:

  • Kondisi sama dengan kriteria
  • Kondisi patut menjadi contoh oleh instansi lain karena merupakan suatu prestasi yang patut diteladani
  • Kondisi menyimpang dari kriteria

Berdasarkan hasil tersebut disusun urutan prioritas untuk diperdalam auditnya. Hasil evaluasi SPM lazim disebut firm audit objective (FAO) atau temuan yang patut dikembangkan atau temuan sementara yang merupakan sasaran pengujian substantif.

Umumnya urutan prioritas adalah:

  • Kondisi yang tidak sama dengan kriteria
  • Kondisi yang pantas menjadi teladan
  • Kondisi yang sama dengan kriteria

Urutan prioritas tersebut disusun kembali secara rinci untuk setiap permasalahan, terutama masalah yang kondisinya tidak sesuai dengan kriteria. Kegiatan-kegiatan dalam evaluasi SPM harus direncanakan dengan sebaik-baiknya yang dituangkan dalam PKA. Penelaahan dan pengujian terhadap SPM dilaksanakan untuk keseluruhan organisasi auditi dan SPM untuk masing-masing kegiatan atau fungsi yang menjadi sasaran audit. Untuk menelaah dan menguji SPM dapat digunakan sarana:

  • Intern Control Questionaire (ICQ)

Daftar pertanyaan untuk menguji SPM ini dapat dibuat untuk setiap audit (auditi) atau dapat distandarisasi, yang setiap audit dimutakhirkan. Penyiapan ICQ adalah tugas ketua tim dan pengendali teknis, sedangkan tugas anggota tim adalah melaksanakan pengujian. Intern Control Questionaire (ICQ) lebih merupakan suatu check list dan metode penyimpulan masalah. Oleh karena itu, pengisian jawaban ICQ dilakukan oleh auditor sendiri dan jangan hanya percaya pada jawaban auditi. Auditor memberi tanda mengenai ketentuan yang tidak sesuai dengan realisasinya dan kelemahan yang ditemukan pada ketentuan atau realisasinya, setelah suatu proses pengujian dilaksanakan. Auditor jangan hanya mengacu pada formalitas alat atau institusi, tetapi harus lebih menekankan kepada fungsi dari alat atau institusi tersebut. Sebagai contoh, auditor bukan hanya melihat adanya unit pemeriksa intern (UPI) tetapi lebih menekankan efektivitas fungsi reviu itu sendiri.

2) Flow chart

Dalam cara ini auditor membuat bagan arus (flowchart) prosedur dokumen dari sistem yang berlaku pada kegiatan yang diuji. Yang dibuat adalah flowchart dari sistem yang seharusnya (menurut ketentuan) dan yang dilaksanakan (realisasi). Hasil rekaman pada flowchart ditelaah oleh auditor untuk menentukan kelemahannya. Contoh flowchart disajikan pada halaman berikutnya.

3) Narasi

Dengan cara ini auditor merekam sistem pengendalian manajemen dengan mencatat dalam gaya cerita. Yang dicatat adalah sistem pengendalian manajemen yang seharusnya berlaku menurut ketentuan dan yang sebenarnya berlaku (realisasi). Contoh narasi SPM: permintaan pembelian datang dari unit kerja yang membutuhkan dengan membuat bon permintaan rangkap dua, satu untuk Bagian. Umum dan satu untuk bagian yang bersangkutan (arsip), dan seterusnya.

Tahap-tahap Evaluasi SPM

Tahap-tahap pengujian SPM adalah:

  1. Merumuskan tujuan pengujian SPM
  2. Menyusun program kerja evaluasi SPM
  3. Melaksanakan program kerja pengujian SPM, menyusun kertas kerja audit, danmenyusun simpulan hasil pengujian.

Merumuskan tujuan pengujian SPM dan penyusunan PKA pengujian SPM merupakan tanggung jawab ketua tim dan pengendali teknis. Tugas anggota tim audit dalam evaluasi SPM adalah melaksanakan PKA, menyusun KKA, dan menyusun simpulan auditnya. Mengenai pengertian, susunan format, dan cara mengerjakan PKA dan KKA sama dengan yang telah disampaikan dalam bab-bab terdahulu.

Hasil Evaluasi SPM

Hasil dari evaluasi SPM adalah:

KKA yang meringkas informasi SPM

KKA ini merupakan hasil pelaksanaan prosedur pemahaman SPM. Informasi dalam KKA ini akan menjadi rujukan LHA ketika membahas kondisi SPM instansi.

KKA yang berisi rekomendasi perbaikan SPM

KKA ini merupakan hasil pelaksanaan prosedur pengujian pengendalian. Rekomendasi ditujukan untuk memperbaiki SPM instansi, agar tetap atau lebih efektif dalammengendalikan risiko- risiko organisasi.

Daftar Tujuan Audit Tetap (Firm Audit Objectives/FAO)

Daftar tujuan audit tetap disusun berdasarkan risiko-risiko yang belum dikendalikan secara memadai dan materialitas permasalahan. Daftar tujuan audit tetap ini disusun berdasarkan skala prioritas materialitas masalah dan tingkat risiko pengendalian. Makin material suatu masalah dan makin tinggi risiko pengendalian, maka FAO tersebut makin menjadi prioritas.

Program Kerja Audit

Program Kerja Audit (PKA) adalah rancangan prosedur dan teknik audit yang disusun secara sistematis yang harus diikuti/dilaksanakan oleh auditor, dalam kegiatan audit untuK mencapai tujuan audit (prosedur dan teknik audit dibahas pada bab berikutnya). PKA disusun setelah auditor memperoleh pemahaman yang cukup tentang tujuan audit disetiap tahap. Pemahaman ini diperoleh sebelum penugasan, saat survei pendahuluan, saat evaluasi SPM dan setelah pengembangan temuan sampai pada firm audit objectives. Konsep PKA disiapkan oleh ketua tim. Kemudian, pengendali teknis (PT) mereview untuk memberikan tambahan informasi dan arahan. Setelah itu, PKA direviu kembali oleh pengendali mutu (PM) untuk disetujui.

Tujuan dan Manfaat PKA

Tujuan dan manfaat PKA adalah sebagai berikut:

  • Sarana pemberian tugas kepada tim audit.
  • Sarana pengawasan pelaksanaan audit secara berjenjang mulai dari ketua tim sampai dengan pengendali mutu.
  • Pedoman kerja/pegangan bagi auditor.
  • Landasan untuk membuat ikhtisar/ringkasan hasil audit.
  • Sarana untuk mengawasi mutu audit.

Nah sekian dulu materi kali ini, silahkan dibaca bahan bacaan lainnya, seperti:

Cuplikan Buku: Smart City Menuju Smart Nation