Isu sumber daya manusia adalah salah satu faktor penting dalam pelaksanaan pengendalian demi mencapai tujuan sebuah entitas/organisasi. Hanya saja, seringkali terdapat perbedaan antara tujuan yang ingin diraih organisasi dengan tindakan yang dilakukan oleh para pegawai. Untuk mengatasi hal tersebut, sebuah organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen.

Setidaknya, menurut Merchant, SPM dibagi menjadi 3, yaitu: Action Control, Result Control, Personnel dan Cultural Control. Ketiganya memiliki pendekatan yang berbeda dalam melakukan pengendalian terhadap para pegawai. Sebuah organisasi yang baik tahu dan dapat mengombinasikan ketiga pengendalian tersebut dalam penerapannya di dalam organisasi.

Action Control

Merupakan suatu pengendalian yang berorientasi pada tindakan yang dilakukan oleh seseorang. Pengendalian tersebut ditujukan untuk memastikan bahwa anggota organisasi telah melakukan tindakan (atau tidak melakukan tindakan) yang memberikan keuntungan (atau merugikan) bagi organisasi. Pengendalian ini bersifat direct, dimana terbagi atas 4 bentuk:

  • Behavioral Constraints, pengendalian ini membatasi tindakan seseorang, dengan dua cara:
  • Physical Constraints: berarti membatasi akses secara fisik. Seperti locks on desk, computer passwords, dan pembatasan akses ke area yang menyimpan persediaan berharga dan informasi yang sensitif. Beberapa alat behavioral constraints secara teknis sangat rumit dan mahal seperti magnetic identification-cards readers, voice-pattern detectors, dan fingerprint atau eyeball-pattern readers.
  • Administrative Constraints: berarti memberikan batasan secara fungsi administratifnya. Satu bentuk administrative constraints yang umum digunakan adalah pembatasan kewenangan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, para manajer di tingkat bawah hanya diberi kewenangan untuk menyetujui pengeluaran ampai dengan batas 1 juta rupiah, dan manajer di tingkat yang lebih tinggi sampai dengan batas 20 juta rupiah. Bentuk lain dari administrative constraints adalah pemisahan tugas (separation of duties). Separation of duties ini menyangkut pembagian pekerjaan untuk menyelesaikan tugas penting tertentu kepada beberapa pegawai, sehingga tugas tersebut tidak mungkin untuk diselesaikan oleh satu orang pegawai.
  • Preaction reviews, pengendalian yang dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap rencana kegiatan. Preaction reviews terdiri dari beberapa bentuk baik yang bersifat formal maupun informal. Bentuk formal dari preaction reviews ini adalah perlunya memperoleh persetujuan atas pengeluaran uang untuk jumlah tertentu
  • Action accountability, pengendalian yang dilakukan untuk memastikan agar tiap individu bertanggung jawab atas tindakannya, dengan cara menentukan tindakan-tindakan yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan. Penerapan action accountability controls memerlukan langkah-langkah:
    • mendefinisikan tindakan-tindakan apa yang diterima (acceptable) atau yang tidak diterima (unacceptable);
    • mengkomunikasikan definisi dimaksud kepada para pegawai;
    • melakukan observasi atau penyelidikan tentang apa yang terjadi, dan
    • memberikan penghargaan untuk tindakan-tindakan yang baik atau menjatuhkan hukuman kepada mereka yang melakukan penyimpangan.

Secara umum, action accountability controls akan sangat efektif apabila tindakan-tindakan yang diinginkan dikomunikasikan dengan baik. Namun pada kenyataannya hal tersebut tidaklah cukup. Setiap individu pegawai harus memahami tentang apa yang perlu dilakukan dan merasa yakin untuk melakukannya, sehingga tindakan-tindakan individual tersebut akan diperhatikan, serta dihargai atau dihukum dengan cara yang berarti.

  • Redundancy, dilakukan dengan menempatkan karyawan ataupun mesin-mesin dengan jumlah lebih besar dari kondisi ideal sebagai sistem back-up. Meliputi penunjukan lebih banyak pegawai (atau, atau paling tidak menyiapkan tambahan pegawai (atau mesin), untuk pelaksanaan tugas yang sangat perlu. Hal ini masih dapat dianggap sebagai pengendalian sebab bentuk pengendalian ini dapat meningkatkan kemungkinan bahwa tugas diselesaikan secara memuaskan. Redundancy umumnya diterapkan pada computer facilities, security functions dan critical operations Namun bentuk control ini tdk diterapkan di area lainnya karena sangat mahal.

Result Control

Merupakan suatu pengendalian yang berorientasi pada hasil akhir yang ingin dicapai. Perilaku karyawan dikontrol dengan cara memberikan reward bagi karyawan yang melakukan tugas dengan baik dan punishment bagi yang tidak dapat mencapai hasil yang diharapkan. Result Control dapat ditempuh melalui 4 tahap:

  • Mendefinisikan hal yang ingin dicapai;
  • Menentukan cara pengukuran terhadap hasil yang telah dicapai;
  • Menentukan target yang ingin dicapai;
  • Memberikan reward atau punishment.

Personnel and Cultural Control

Merupakan pengendalian yang dilakukan untuk mengatasi kekurangan pada 2 tipe kontrol sebelumnya. Personnel control digunakan untuk membangun kesadaran bagi tiap individu untuk berusaha mengendalikan diri sendiri. Personnel control dapat dilaksanakan melalui 5 langkah:

  • Selecting and placement
  • Training
  • Job design and provision of necessary resources.

Sedangkan cultural control didesain untuk mendorong terciptanya mutual-monitoring, yaitu sebuah tekanan bagi individu untuk mematuhi norma–norma dan nilai yang ada di dalam sebuah kelompok di mana ia berada. Menurut Merchant, ada 5 cara untuk membentuk suatu kebudayaan:

  • Codes of conduct, dapat berupa peraturan formal yang tertulis, yang dapat berisi nilai–nilai perusahaan, komitmen, dan sebagainya.
  • Group-based reward, dapat berupa pemberian reward kepada sebuah departemen atas pencapaian bersama dari seluruh anggota departemen tersebut.
  • Intraorganizational transfer, berupa saling bertukar pengalaman antar depatemen sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan kemampuan bersosialisasi antarindividu.
  • Physical and social arrangement, dapat berupa penataan ruang atau desain gedung yang disesuaikan dengan kebudayaan tertentu, tata cara berpakaian saat bekerja, serta tata cara percakapan.
  • Tone at the top, bawahan akan melihat dan meniru apa yang dilakukan oleh atasannya. Sehingga apabila atasan menginginkan bawahannya melakukan hal yang baik, ia pun harus melakukan dan memberikan contoh yang baik.

Ketiga bentuk pengendalian diatas akan selalu berjalan beriringan dan saling melengkapi. Tetapi tetap perlu diperhatikan bahwa dalam pengendalian manajemen, akan selalu berlaku teori contingency yaitu tidak ada satu desain sistem pengendalian yang efektif berlaku oleh semua perusahaan. Hal ini sangat dipengaruhi oleh banyak faktor, seperti ekonomi, sosial, politik hingga budaya.

Prevention Vs Detection

Action controls dapat juga diklasifikasikan apakah bersifat mencegah (prevent) atau mendeteksi perilaku yang tidak diinginkan. Pembedaan ini penting karena pengendalian yang mencegah terjadinya kesalahan dan kekeliruan yang tidak diinginkan, merupakan bentuk pengendalian yang paling kuat, sebab biaya sebagai akibat dari perilaku yang tidak diinginkan tidak terjadi.

Detection-type action controls berbeda dengan prevention-type action controls, karena detection-type action controls diterapkan setelah perilaku yang tidak diinginkan tersebut terjadi. Namun, detection-type action controls dapat berjalan efektif apabila pendeteksian dilaksanakan secara tepat waktu dan menghasilkan penghentian perilaku yang tidak diinginkan serta koreksi terhadap pengaruh tindakan yang membahayakan.

Kebanyakan action controls ditujukan untuk pencegahan (preventing), kecuali action-accountability controls. Walaupun action-accountability controls dirancang untuk memotivasi para pegawai agar berperilaku baik, tidak dapat dibuktikan apakah tindakan-tindakan yang baik tersebut telah dilakukan, sampai pembuktian atas tindakan tersebut dikumpulkan. Namun apabila pengumpulan bukti-bukti bersamaan waktunya dengan tindakan-tindakan yang dilakukan, maka action-accountability controls dapat mendekati kepada pencegahan dari tindakan yang tidak diinginkan.

Permasalahan Action, Personnel, and Cultural Controls

Action controls tidak dapat diterapkan secara efektif di setiap situasi. Action controls akan efektif apabila kedua kondisi berikut ini ada:

  • manajer tahu aksi apa yang diharapkan dan tidak diharapkan;
  • manajer mampu untuk memastikan bahwa aksi yang diharapkan akan terjadi, dan aksi yang tidak diharapkan tidak akan terjadi.

Pengetahuan mengenai aksi yang diharapkan

Kurangnya pengetahuan tentang tindakan apa yang diinginkan merupakan keterbatasan dari penerapan action controls. Pengetahuan seperti ini sulit dapat. Mendefinisikan tindakan-tindakan yang diinginkan pada situasi yang kompleks dalam lingkungan yang penuh ketidakpastian seperti bagi sales, mekanik atau top-level manajer, tidak dapat didefinisikan secara cermat dan lengkap. Banyak organisasi perusahaan yang tidak memiliki ide baik bagaimana seharusnya para pegawai dimaksud menggunakan waktu kerjanya. Pengetahuan tentang tindakan-tindakan yang diinginkan dapat diperoleh atau dipelajari melalui dua cara:

  • dengan menganalisis pola-pola tindakan/hasil pada situasi tertentu atau situasi yang serupa sepanjang waktu untuk mempelajari tindakan-tindakan apa yang memberikan hasil terbaik.
  • dengan cara diberitahu orang lain (seperti konsultan) khususnya untuk pengambilan keputusan yang bersifat strategis

Kemampuan memastikan bahwa aksi yang diambil adalah yang diharapkan

Agar action controls berjalan secara efektif, para manajer tidak cukup hanya mengetahui tentang tindakan yang diinginkan, tetapi mereka juga harus memiliki kemampuan untuk meyakini atau meneliti bahwa tindakan yang diinginkan tersebut terjadi. Kemampuan ini tentunya akan sangat beragam untuk berbagai action controls.

Efektivitas dari behavioral constraints dan preaction reviews sangat bergantung pada keandalan dari physical devices atau prosedur administratif yang diterapkan organisasi untuk meyakini bahwa tindakan yang diinginkan (atau yang tidak diinginkan) terjadi (atau tidak terjadi). Dalam beberapa kasus devices dan prosedur dimaksud tidak berjalan secara efektif.

Tugas: Berikan contoh dari permasalahan Action, Personnel, and Cultural Controls baik dari sumber internet maupun sumber tempat Anda bekerja.

Jangan lupa untuk membaca materi SPM lainnya berikut ini:

SPM: Manajemen dan Pengendalian